Evert Jan Westera
	Evert Jan Westera is sinds 1985 werkzaam in de telecombranche. De afgelopen dertien jaar was hij werkzaam als ICT- en telecomspecialist bij de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Hij werkt nu als zelfstandig consultant voor Contera Advies. Hij houdt zich bezig onder andere met mobiliteit, mobile device management en het nieuwe werken. Evert Jan is ook bestuurslid van TMA.

Ik durf het bijna niet te zeggen, maar zo moeilijk kan het toch niet zijn? We houden tegenwoordig alles bij. Elke organisatie beschikt wel over meerdere grote en kleine databases met informatie over van alles en nog wat. We proberen met man en macht gegevens uit verschillende databases aan elkaar te koppelen, om nog beter en efficiënter ons werk kunnen doen. Behalve als het gaat over telecommunicatie. Dat is toch vreemd, of niet soms?

Bij de kassa van mijn lokale supermarkt komt het wel eens voor dat iemand na het afrekenen de kassabon staat na te kijken en een onregelmatigheid vindt. Het verbaast mij altijd weer dat er kennelijk toch nog fouten zitten in het systeem, ondanks dat alle bedragen automatisch geboekt worden wanneer het kassameisje een artikel scant. De oplettende klant krijgt dan ook meestal direct zijn geld terug wanneer er te veel betaald is. Volgens mij zijn er maar weinig mensen die iets aanschaffen zonder vooraf redelijk goed te weten wat het gaat kosten.

Voor telecommunicatiediensten gaat deze vlieger vaak niet op! Ten eerste is de hoogte van de rekening vooraf bijna niet te voorspellen. En ten tweede kunnen de facturen zo ingewikkeld in elkaar zitten dat controle een hele toer is. Natuurlijk zal de ICT-beheerder of een inkoper proberen zo voordelig mogelijke abonnementen af te sluiten. Maar ondanks die inspanning blijven telecomfacturen voor de organisaties vaak moeilijk te controleren. Nog moeilijker is het om te controleren er wel volgens de gemaakte contractafspraken gefactureerd wordt.

Blijkbaar hebben we zoveel vertrouwen in onze leveranciers dat we er zeker van zijn dat hun facturen kloppen. Het tegenovergestelde is echter een feit. Wanneer we de ‘kassabonnen’ van onze leveranciers eens nauwkeurig zouden nalopen, zal blijken dat er toch met regelmaat iets niet helemaal klopt. Fouten maken is natuurlijk menselijk en complexe telecomdiensten, gecombineerd met allerlei eerder gemaakte afspraken die van het standaardcontract afwijken, zijn niet altijd eenvoudig te verwerken. Toch controleren niet veel organisaties hun facturen.

Dat is toch eigenlijk vreemd? We besteden zoveel tijd aan budgetteren, inkopen en contractonderhandelingen voor allerlei zaken, maar zodra het over telecomkosten gaat lijken we te accepteren dat er geen of nauwelijks controle mogelijk is.

Ik durf het bijna niet te vragen, maar...
Om de zaak nog complexer te maken: er zijn ook organisaties die niet precies weten welke telecomdiensten ze afnemen of voor welk doel deze gebruikt worden. In de praktijk blijkt dat je, na een grondige inventarisatie en analyse van alle aansluitingen, abonnementen en contracten, al snel meer dan tien procent kunt besparen door onnodige of ongebruikte diensten op te zeggen.

De ervaring leert dat dit voor een aantal grote en middelgrote organisaties een aanzienlijke besparing oplevert. Maar omdat deze controle in de huidige situatie bijna niet goed is uit te voeren, wordt er vaak alleen gekeken of de factuur ongeveer overeenkomt met de vorige.

Ik durf het bijna niet te zeggen, maar zo moeilijk kan het toch niet zijn? We houden tegenwoordig alles bij. Elke organisatie beschikt wel over meerdere grote en kleine databases met informatie over van alles en nog wat. We proberen met man en macht gegevens uit verschillende databases aan elkaar te koppelen, behalve als het over telecommunicatie gaat. Dat is toch vreemd, of niet soms?

De verschuiving van telecommunicatie naar ICT-diensten heeft er volgens mij toe geleid dat er veel te weinig aandacht is voor dit deel van de ICT-dienstverlening. Binnen veel IT-afdelingen is er daarom te weinig kennis van de telecommunicatiemarkt en de tools die daar beschikbaar zijn.

Vier componenten
Het controleren van de ontvangen facturen is in principe helemaal niet zo moeilijk. Natuurlijk zijn ze veel omvangrijker en complexer dan de kassabon bij de supermarkt, maar het basisprincipe blijft gelijk. In grote lijnen bestaan telecomkosten uit vier componenten: a) contractuele afspraken met de leverancier, b) de kosten en het gebruik van assets zoals end-user devices (EUD’s), verbindingen, abonnementen enzovoort, c) periodieke vaste kosten en d) periodieke variabele kosten zoals het aantal tikken of het aantal verbruikte MB’s aan data. Er zijn tegenwoordig uitermate goede tools beschikbaar die, indien goed ingericht, uitstekend gebruikt kunnen worden om de kassabon van de telecomleverancier te verwerken. Door de inzet van dergelijke middelen krijgt een organisatie controle over en inzicht in de telecomkosten. De rapportages wijzen je snel op eventuele fouten en op overbodige of ongebruikte voorzieningen die kunnen worden opgezegd.

Omdat een tool voor telecom expense management (TEM) uiteindelijk geld oplevert, is de nodige investering vrij beperkt. En dan is het controleren van je telecomfacturen inderdaad even eenvoudig als het lezen van een kassabon.